Uso correcto de bases de datos en Costa Rica

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Marketing Digital Costa RicaEs habitual que las empresas deseen generar bases de datos o bien, cuenten con algunas de sus clientes actuales y potenciales.

Se utilizan para desarrollo comercial o simplemente hacer comunicación eventual ya sea por email, teléfono o cualquier otro medio. (En algunos casos, peor aun,incluso se compran bases de datos…)

Ante esta situación, usualmente se desconoce la forma correcta sobre cómo tratar la información de las bases de datos, desde un punto de vista legal ante los usuarios, más allá del enfoque correcto de marketing.

Si bien la intención del marketing digital, posiblemente sea generar leads o comercializar con los que ya se cuentan en los registros, si no se conoce cómo se maneja este asunto de forma correcta, se podría estar incurriendo en problemas legales para la marca o empresa en cuestión y para quien administra el entorno digital, también. Vamos por partes…

PRODHAB y la Ley de Protección de datos

Existe un ente de gobierno llamado PRODHAB, que es la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes. Esta oficina, está adscrita el Ministerio de Justicia y Paz.

¿Porqué debe interesar esto, si solamente me dedico a hacer Marketing Digital?

Por favor, ¡Siga leyendo!

Esta entidad, se dedica básicamente a garantizar el respeto y correcto uso de los datos de las personas.

¿Y qué con eso?

Pues que, posiblemente en sus puestos de marketing, con jefes, clientes, o cualquier otra figura, se incluyen y proponen estrategias como el envío de emails, telemarketing, llamadas o cualquier otro medio para gestionar comercial o informativamente la relación con clientes.

Se debe saber que, el envío de comunicaciones masivas no solicitadas, es un delito, así como vender bases de datos sin permiso del titular de los datos, también es un delito.

Si se cuenta en algunos casos con una base de datos, es probable que se deba  consultar  si es necesario inscribirla en el registro de la PRODHAB, sobre todo si el objetivo es la comercialización de los datos personales.

De no estar claro con la forma correcta, se podría estar incurriendo en una violación de datos personales, por faltar “al acatamiento de la protección de los datos personales”, de acuerdo a la ley, exponiéndose a multas o inclusive cárcel.

De hecho, no inscribir la base de datos si esta lo amerita, conlleva a exponerse a 3 posibles escenarios de sanciones:

  • Falta leve: De 1 a 5 salarios base de multa.
  • Falta grave: De 5 a 20 salarios base de multa.
  • Falta gravísima:  De 15 a 30 salarios base de multa. Y la imposibilidad de utilizar la base de datos hasta por 6 meses.

Ejemplos de situaciones por tipo de falta:

  • Falta leve: Cuando recopilo datos de una persona y no soy claro en qué los voy a utilizar.
  • Falta grave: Cuando tengo o recolecto datos sin el consentimiento de la persona.
  • Falta gravísima:  Cuando obtengo los datos de una persona a través de un engaño.

Cuestiones generales a saber:

  • Inscribir mi base de datos en la PRODHAB, tiene un costo de $200.
  • NO inscribir mi base de datos si lo amerita, se considera “falta gravísima”.
  • Esto no rige para nuevas bases de datos solamente, sino que si ya tengo en mi poder alguna, debo ponerla en regla si corresponde.
  • Para inscribir mi bases de datos en Costa Rica, debo acudir al siguiente enlace: http://prodhab.go.cr/inscripcionform/
  • Si queremos recopilar una base de datos, sí o sí la persona que completa un formulario o los entrega, debe darnos su consentimiento al respecto.
  • Estamos faltando a la ley cuando solicitamos los datos para un fin y posteriormente los utilizo para otros. El usuario, podría ejecutar una denuncia al respecto.
  • Cada vez que hago un cambio, modificación, a mi base de datos, tengo 5 días hábiles para notificarlo.
  • NO debo presentar una copia o respaldo de mi base de datos a la hora de inscribirla, solamente brindar cierta información:
  • Si alguien me denuncia, tengo 3 días para presentarme ante PRODHAB para desmentir o justificar lo sucedido, de no ser así, se dan por aceptados los hechos de los cuales se acusa.
  • Si quiero establecer una denuncia, puedo hacerlo de esta forma: http://prodhab.go.cr/procedimientosdeprote/
  • Si quiero conocer qué bases de datos se encuentran en regla, visito este enlace: http://prodhab.go.cr//Bases-de-Datos/?inscritas

Por lo tanto, las recomendaciones son: primero informarse y conocer al respecto sobre las leyes (Ley 8986, así como el artículo 196 bis  del código penal) además, procurar estar en regla y ante cualquier duda, hacer la llamada de consulta a la PRODHAB, para tener clara la interpretación de la ley ante cada caso, el teléfono de atención es 2528-3315.

Texto desarrollado por Diego Martínez Jiménez, consultor de Marketing Digital, SEO e Ecommerce de Loud Digital en conjunto, con el aporte, validación y revision legal de Adalid Medrano, abogado experto en Ciberseguridad y delitos informáticos.

Enlaces de interés y referencias:

Ley 8986, texto completo: http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=70975&nValor3=85989&strTipM=TC

PRODHAB: http://prodhab.go.cr

Código penal: http://www.oas.org/dil/esp/codigo_penal_costa_rica.pdf

Adalid Medrano: http://adalidmedrano.com

 

With 10 years experience in SEO and Digital Marketing, I created and led campaigns in Costa Rica, United States, Mexico, Italy, Venezuela, Nicaragua, Honduras and El Salvador.

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